各二级学院、各直属部门：

为加强科研经费的管理，提高科研经费的使用效率，同时配合新版科研管理的上线，现科研处按照学校科研项目管理办法以及科研经费管理规定，对逾期结题、逾期结账的横向项目及其结余经费进行清理。

一、清理范围

所有签定乙方为浙江工贸职业技术学院及其下属单位，项目负责人为学校在校在岗教职工，合同截止时间为2014年1月1日至2020年12月31日的科研横向项目。

二、清理依据

（一）《浙江工贸职业技术学院科研经费管理办法（修订）》第二条有关科研项目经费划拨与报销程序的规定：横向项目的前期费用指项目合同签发前的半年产生的项目使用费用，不超过总经费的15%；项目完成后，需提交委托方出具的项目完成证明或验收评审报告，经项目负责人所在研究机构（二级学院、部门）、校科研管理部门审批后在科研管理系统中提交结题。项目经费在10万元以内的课题结题后或经费尾款到账后1年内完成经费使用报销，项目结题或经费尾款到账后报销的票据不超过总项目经费的30%。项目经费超过10万元的项目在课题结题后2年内完成经费使用报销。

（二）《浙江工贸职业技术学院横向科研项目管理办法（修订）》第二十条有关经费结余处理办法的规定：横向项目完成后，经科研处审准，结余经费可由项目组根据需要提出，将结余经费转入新设项目并申请制定新的研究计划经费预算，或以项目组酬金、学院科研发展基金形式按比例分配。分配比较表如下：

横向课题结余经费分配表

三、清理方式

（一）科研管理系统显示已办理结题且资金已全部到位但尚有经费结余的项目

根据《浙江工贸职业技术学院科研经费管理办法（修订）》规定，对于符合报销条件的项目，项目负责人根据财务报销流程进行报销；对于不符合报销条件或报销后仍有经费结余的项目，由项目负责人申请进行结余经费结转处理。

（二）科研管理系统显示未办理结题而资金已全部到位的项目

项目已过合同期限但项目经费已全部到账的为视同结题项目，并按如下办法处理：

1.若项目实际未结题，根据项目实际情况按要求在科研管理系统中做变更处理，办理延期或终止手续。实际已终止、已有经费到账的项目，按照合同约定处理经费；若合同未约定，可由项目负责人申请进行结余经费结转处理，但视委托方行为保留追回的权利。

2.若项目实际已结题且经费已全部支出，按结题流程在科研管理系统中完成结题即可。

3.若项目实际已结题但经费尚有结余，按结题流程在科研管理系统中完成结题。对于符合报销条件的项目，项目负责人根据财务报销流程进行报销；对于不符合报销条件或报销后仍有经费结余的项目，由项目负责人申请进行结余经费结转处理。

（三）科研管理系统显示未办理结题且资金未做到账录入的项目

1.若项目实际未结题，根据项目实际情况按要求在科研管理系统中做变更处理，办理延期/终止/撤题手续；其中实际有资金到账的，根据相关流程在科研管理系统内做到账处理。实际已终止或撤题、已有经费到账的项目，按照合同约定处理经费；若合同未约定，可由项目负责人申请进行结余经费结转处理，但视委托方行为保留追回的权利。

2.若实际已结题且实际资金已到账但未在科研管理系统中录入的项目，根据相关流程在科研管理系统内做结题和到账处理。对于符合报销条件的项目，项目负责人根据财务报销流程进行报销；对于不符合报销条件或报销后仍有经费结余的项目，由项目负责人申请进行结余经费结转处理。

四、相关流程说明

（一）结题流程

1.结题时需提供委托单位盖章的《结题证明》（附件1），若确无法提供《结题证明》，可用《横向科研项目结题申请表》（附件2）代替。

2.附件1《结题证明》格式仅供参考，以委托单位出具为准。

（二）结余经费结转处理方式

1.由项目负责人填写附件3《横向项目结余经费结转申请表》申请进行结余经费结转处理。结转方式如下：

方式一：根据需要转入合同日期为2020年1月1日至2021年12月31日的在研横向项目；

方式二：按结余经费的80%作为科研发展基金、20%作为课题组劳务酬金方式分配。

2.若选择将结余经费转入在研项目，先按时向科研处提交纸质材料，由财务处核对经费余额，待新版科研管理系统上线后将另行通知线上操作办法。

五、具体工作流程

（一）项目经费普查：科研处根据科研管理系统登记情况对应结题或应结账项目进行梳理，整理出待清理项目清单，并发送各学院、部门。

（二）项目情况反馈：各项目负责人对项目情况进行核对并由各学院、部门统一汇总后反馈至科研处，反馈截止时间为2021年10月30日。

（三）应结题项目结题、结余经费处理：根据项目实际，由项目负责人对各类情况的横向项目按上述第三点清理方式分别进行处理。

六、其他说明

（一）科研管理系统显示的项目经费余额可能与实际存在差异，实际以财务审核为准。

（二）项目清理采取申报制形式，未在规定时间内完成相关手续的项目统一按结题或撤题处理，科研经费统一收归学校科研发展基金。

（三）报销时限按照合同约定的合同完成时间计算，若实际未结题的可作延期变更，超出报销时限的项目不再予以报销，结余经费按结转处理。报销时限规定：项目经费在10万元以内的课题结题后或经费尾款到账后1年内完成经费使用报销，项目经费超过10万元的项目在课题结题后2年内完成经费使用报销。

（四）因此次涉及项目较多，各类材料如需科研处审批的，请以二级学院/部门为单位统一递交。

（五）此次清理完成后，请各项目负责人及时跟进项目进度，按时完成项目结题结账，提高经费使用效率。

（六）横向项目清理工作联系人：科研处 叶佳佳（联系电话 88332962）

  财务处 林  晓（联系电话88336810）

  孙逸昊（联系电话85515979）

科研处

2021年10月21日